La respuesta corta: no captures póliza por póliza. Descarga lo que puedas de cada portal, júntalo con tu Excel en una sola lista con siete datos por póliza, limpia fechas, montos y duplicados, e importa primero lo que vence en los próximos 90 días. Las carátulas y los teléfonos que falten se completan después, empezando por lo urgente.
Casi ningún agente empieza de cero. Tiene pólizas en tres o cuatro aseguradoras, cada una con su portal; un Excel que empezó ordenado y dejó de estarlo; una carpeta de PDFs y, muchas veces, la cartera que heredó de alguien más. "No sé ni cómo descargar la cartera de mi portal" es una frase que escuchamos seguido. La otra es "¿y no se conecta al portal?"; por qué no entramos con tu clave lo explicamos en por qué ALO no se conecta a los portales de las aseguradoras. Lo que sigue es el método que usamos para migrar carteras reales, explicado para que lo puedas hacer por tu cuenta, con el sistema que elijas.
Lo que dicen los datos
En nuestras conversaciones con agentes por WhatsApp les preguntamos qué quieren resolver primero. En una muestra de esas respuestas, tomada entre mayo y septiembre de 2026, el 62% eligió "ordenar mi cartera", por encima de captar más clientes (24%) y de no perder renovaciones (14%). Y cuando esas carteras llegan, esto es lo que traen:
45%
de las pólizas ya había pasado su fecha de fin de vigencia. No es basura: es la lista de clientes a los que puedes volver a buscar.
86%
llegó sin la carátula en PDF. Sin ella no puedes armar una propuesta de renovación ni comprobarle nada al cliente.
17%
no traía un número al cual llamar, y el 15% no traía correo. La carátula no siempre trae el celular del asegurado.
62%
de los agentes que nos dijeron qué querían resolver eligió ordenar su cartera antes que cualquier otra cosa.
La lectura honesta: el problema casi nunca es la falta de un sistema, sino que la información está incompleta y repartida. Por eso importa más el orden en que la subes que la herramienta que uses.
1. Junta tus fuentes
Haz una lista de dónde vive hoy tu cartera. Casi siempre son cuatro lugares:
- El portal de cada aseguradora. Busca la consulta de pólizas o de cartera y revisa si permite exportar a Excel o CSV. El nombre de la sección cambia de una aseguradora a otra y no todas dejan descargar todo. Si no encuentras cómo, pide el reporte de tu cartera vigente a tu promotoría o a tu ejecutivo de la aseguradora.
- Tu propio Excel, con los datos que el portal no tiene: el celular del cliente, tus notas, quién te lo refirió.
- Las carátulas en PDF que ya tengas en el correo o en una carpeta.
- La cartera heredada, si compraste o recibiste la de otro agente. Suele ser la más desordenada; tenla aparte.
2. Unifica en una sola lista
Cada portal exporta con sus propios nombres de columna. Antes de subir nada, llévalos a un mismo formato: un renglón por póliza y la primera fila con los encabezados. Si manejas varios ramos, usa una hoja por ramo (Autos, Vida, GMM) o una columna de ramo.
Siete datos hacen casi todo el trabajo:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de póliza | Es la llave: evita duplicados y te deja cruzar con el portal. |
| Nombre del asegurado | Agrupar por cliente y ver qué más le puedes ofrecer. |
| Teléfono | Sin él no hay renovación ni cobranza por WhatsApp. |
| Aseguradora y ramo | Saber a qué portal ir y qué producto ofrecer al renovar. |
| Fin de vigencia | Ordenar por lo que vence primero. |
| Prima total | Priorizar por el valor de cada póliza. |
| Forma de pago | Saber cuándo toca cada recibo subsecuente. |
Si quieres ir más a fondo en qué capturar y por qué, lo explicamos en la guía Cómo organizar tu cartera de seguros.
3. Limpia lo que rompe una importación
Casi todas las importaciones que fallan fallan por lo mismo. Revísalo antes de subir el archivo, uses el sistema que uses:
| Lo que encuentras | Por qué falla | Cómo dejarlo |
|---|---|---|
| Fechas mezcladas: 15/03/2026, 2026-03-15, "15-mar-26" | El sistema confunde día y mes, o no reconoce la fecha. | Un solo formato en toda la columna, con día, mes y año. |
| Montos como texto: "$12,450.00 MXN" | La prima entra en cero o no entra. | Solo el número, y la moneda (MXN, USD o UDI) en su propia columna. |
| Filas de título arriba, celdas combinadas, totales al final | El sistema toma el título como encabezado o el total como una póliza. | La fila 1 son los encabezados; abajo, solo pólizas. |
| El agente escrito de tres formas: "J. Pérez", "Juan Perez", "JUAN PÉREZ" | Parecen tres agentes distintos. | Un solo nombre por agente, siempre igual. |
| La misma póliza dos veces (de dos portales, o capturada otra vez al renovar) | Cuentas dos veces la prima y avisas dos veces al cliente. | Revisa duplicados por número de póliza y deja uno. |
4. Importa primero lo que vence
No subas toda la cartera de golpe esperando que quede perfecta. Hazlo por capas:
- Lo que vence en los próximos 90 días, sin importar de qué año sea. Ese trabajo se paga solo esta misma semana.
- El resto de la cartera vigente, ordenada por fecha de vencimiento.
- Las pólizas vencidas, marcadas como tal. No las borres: son tu lista para recuperar clientes.
Así, desde el primer día el sistema te dice qué hacer esta semana, aunque el resto de la cartera todavía esté en proceso.
5. Completa lo que el portal no trae
El portal te da la póliza, pero casi nunca te da la relación con el cliente. Con la cartera ya adentro, completa en este orden:
- Teléfono y correo de las pólizas que vencen pronto. Es lo que más falta y lo que más duele.
- La carátula en PDF de esas mismas pólizas. Si tu portal permite descargarla, adjúntala a su póliza.
- El resto, con cada renovación. Cada vez que renuevas una póliza, complétala. En un año tu cartera queda completa sin haber dedicado una semana entera a capturar.
Una cartera ordenada no es la que tiene todos los datos. Es la que te dice qué hacer hoy.
Cómo lo hace ALO
En ALO GestorHub los pasos 3 a 5 los hace el sistema contigo. Subes tu Excel o CSV y el importador detecta las hojas y la fila de encabezados, y relaciona tus columnas con los campos de la póliza, aunque se llamen distinto. Tú confirmas el ramo de cada hoja y a qué agente corresponde cada nombre. Antes de guardar nada te muestra una vista previa con los avisos: pólizas sin número, sin fecha, sin agente, con prima en cero o duplicadas. Si vuelves a subir el mismo archivo, no se duplica, porque identifica cada póliza por su número.
Para las carátulas, el escáner lee el PDF y llena los datos de la póliza para que solo los revises, con un número de escaneos según tu plan. Y si tu cartera es grande o está muy desordenada, nuestro equipo la importa contigo para que quede bien desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Cómo descargo mi cartera del portal de la aseguradora?
¿Qué columnas necesita mi Excel para importarlo a un sistema?
¿Qué hago con las pólizas vencidas de mi cartera?
¿Tengo que capturar las carátulas una por una antes de empezar?
¿Es seguro subir mi cartera a un sistema?
Fuentes y método
- Preferencias de los agentes: respuestas a la pregunta "¿Qué es lo que más te interesa resolver?" en conversaciones de WhatsApp con ALO GestorHub, en una muestra tomada del 3 de mayo al 24 de septiembre de 2026. Se publican solo proporciones.
- Estado de las carteras: números agregados de las carteras que hemos migrado a ALO GestorHub, publicados también en Cómo organizar tu cartera de seguros. Se publican solo proporciones.