No es una lista de consejos genéricos. Es lo que aprendimos migrando carteras reales de agentes y agencias en México: qué traían mal, qué costaba dinero y en qué orden conviene arreglarlo.
Una cartera perfectamente capturada, con todas las columnas llenas y ordenada por aseguradora, sigue perdiendo renovaciones si nadie la mira el martes correcto. La prueba de que tu cartera está organizada no es cómo se ve: es si puedes contestar "¿qué vence en los próximos 30 días?" en menos de diez segundos, sin abrir tres archivos.
Estos son los números agregados de las carteras que hemos migrado. No son de una encuesta: son de contar campos. Si te reconoces en alguno, es lo normal — por eso vale la pena decirlo en voz alta.
El 86% de las pólizas llega sin el PDF de la carátula. Es el dato que más se subestima: sin carátula no puedes armar una propuesta de renovación ni comprobarle nada a un cliente que reclama. El archivo existe, pero está en un correo de hace ocho meses.
El 15% llega con la prima en cero. Casi nunca es que no se cobre: es que la prima está en otra columna, o quedó vacía porque "luego la lleno". Sin prima no hay comisión calculable ni comparativo de renovación — la póliza existe pero no se puede trabajar.
El 17% no trae un número al cual llamar, y el 15% no trae correo. Suena obvio y es el más común: la póliza se capturó desde la carátula, que trae el nombre del asegurado pero no siempre su celular. El día que hay que avisarle algo, no hay por dónde.
El 45% de las pólizas ya pasó su fecha de fin. No es tan malo como suena: mucha de esa cartera está viva y renovada, solo que la fecha nunca se actualizó. Pero mientras el dato diga eso, ningún sistema —ni tu memoria— puede distinguir lo que se perdió de lo que sigue.
Un 1.5% llega sin fecha de vencimiento. Son pocas y son las peores: una póliza así es invisible para cualquier alerta. Nunca va a aparecer en un listado de "próximas a vencer" porque no tiene con qué compararse.
Cada póliza vence una vez al año, así que tu cartera genera tantos vencimientos al año como pólizas tengas. Con 500 pólizas son casi diez por semana; con 2,000, cuarenta. No hay memoria que aguante ese ritmo, y no es falta de orden: es aritmética.
Una carátula trae cuarenta campos. Capturarlos todos es la razón número uno por la que la gente abandona a la mitad. Estos siete hacen el 90% del trabajo; lo demás se puede llenar después, o nunca.
| Dato | Por qué es de los siete |
|---|---|
| 1 · Fecha de fin de vigencia | Es el único dato que dispara una acción. Si solo vas a capturar uno, captura este. Y ojo: no es "un año después de la emisión" — ver el error #1 abajo. |
| 2 · Nombre del asegurado | Escrito de una sola forma. "Ma. Guadalupe", "María Guadalupe" y "Ma Guadalupe" son tres clientes distintos para cualquier búsqueda. |
| 3 · Teléfono (WhatsApp) | Sin esto, avisar de una renovación cuesta media hora de buscar en el celular. Con lada de 10 dígitos, sin espacios ni guiones inventados. |
| 4 · Aseguradora y ramo | El ramo (auto, GMM, vida, daños…) decide cómo se trabaja la renovación: unos se recotizan, otros solo continúan. Sin ramo, todos parecen iguales. |
| 5 · Prima total | Es tu comisión y es la base del comparativo cuando llegue la renovación. Prima en blanco es mejor que prima en cero: el cero se ve como un dato válido y nadie lo revisa. |
| 6 · Forma de pago y fechas de cobro | Una póliza semestral tiene dos momentos de riesgo al año, no uno. La mayoría de las cancelaciones por falta de pago se pueden ver venir aquí. |
| 7 · Número de póliza | Es la llave para hablar con la aseguradora y para no duplicar la misma póliza dos veces al recapturar. |
Lo demás —RFC, dirección, número de serie, beneficiarios, coberturas— es útil, pero no bloquea nada. Se llena cuando toque trabajar esa póliza. Si esperas a tenerlo todo, no vas a terminar nunca.
Suena razonable: si se emitió el 30 de abril, vence el 30 de abril del año que entra. Pero eso asume que la póliza sigue viva. En una carga real, el 61% de las pólizas habría entrado como vigente estando ya vencida, porque el archivo traía el fin de vigencia real y el sistema lo derivó de la emisión. Resultado: el módulo de renovaciones se veía vacío y en paz, mintiendo.
En esa misma carga, siete de cada diez pólizas entraron con prima y comisión en cero teniendo la prima neta capturada en otra columna. La comisión estimada de ese archivo pasó de casi nada a más de medio millón de pesos con solo leer la columna correcta. El cero no se ve como error: se ve como un dato.
"GASTOS MEDICOS" y "Gastos médicos" no son lo mismo para una comparación de texto. Por un acento, la mitad de un archivo se quedó sin ramo — y sin ramo, en la mayoría de los sistemas, una póliza solo la ve el administrador. El mismo archivo caía distinto según cómo lo hubiera escrito el capturista.
Al unificar nombres en un archivo real aparecieron 21 clientes duplicados, y uno de ellos estaba partido en dos fichas por una sola errata: entre las dos sumaban 16 pólizas. Mientras estén separados, nadie ve que ese cliente vale el doble de lo que parece — ni se le ofrece lo que le falta.
Archivos que pasaron por varios programas traen nombres como PE¥A o DISEÐOS: así, ese cliente no aparece cuando lo buscas. Y las fechas de inicio y fin invertidas son más comunes de lo que parece. Ambas cosas se detectan en cinco minutos si alguien mira el archivo antes de subirlo.
El más caro de todos, y no es de captura. Más del 95% de las pólizas que recibimos nunca ha pasado por un flujo de renovación. Están bien capturadas, ordenadas, completas — y nadie las trabaja. Un catálogo impecable que nadie revisa vale exactamente lo mismo que no tener nada.
Sirve igual si vas a quedarte en Excel. El orden importa: cada paso hace útil al siguiente.
Una sola hoja, un renglón por póliza, con los siete datos. No dos archivos, no "el de autos y el de vida". Si hoy tienes tres fuentes, el primer trabajo no es capturar mejor: es juntarlas y decidir cuál manda. Mientras haya dos verdades, cualquier esfuerzo se duplica.
Casi todo el mundo ordena por aseguradora o por cliente, porque así llegaron los papeles. Pero tú no trabajas por aseguradora: trabajas contra el calendario. Ordena por fecha de vencimiento ascendente y mira las primeras veinte filas. Eso es tu mes. Si esa vista te asusta, ya encontraste el problema.
No intentes dejarla perfecta. Ataca en este orden, que es el de daño real: (a) pólizas sin fecha de fin —son invisibles—; (b) pólizas sin teléfono, empezando por las que vencen pronto; (c) primas en cero; (d) nombres duplicados. Todo lo demás puede esperar meses sin que pase nada.
Un recordatorio te avisa a ti. Un disparador hace algo: manda el WhatsApp, crea la tarea, deja registro de que ya se avisó. Si sigues en Excel, lo mínimo es un bloque fijo en tu semana —mismo día, misma hora— para abrir la lista ordenada por vencimiento. Suena poco, pero es la diferencia entre un archivo y un proceso.
Si tardas más de diez segundos en contestar, o necesitas abrir más de un archivo, tu cartera está capturada pero no organizada.
Toma cualquier póliza de esa lista. ¿Tienes su WhatsApp a la mano, sin buscar en tu celular? Si no, el dato que falta no es la fecha: es el contacto.
Si para saberlo hay que sentarse a sumar, no estás administrando una cartera: estás guardando una lista. Y lo que no se mide, no se cobra completo.
Sin compromiso y sin contratar nada: subes tu archivo y te devolvemos el diagnóstico —cuántas sin fecha, cuántas sin teléfono, cuántas primas en cero, cuántos duplicados y qué vence en los próximos 90 días. Es el mismo análisis que hacemos antes de migrar cualquier cartera.